Qui a encore besoin d’un bureau ?

Dans le cadre de l’événement Intelligence Marketing Day, nous avons assisté à « who needs an office », la conférence de Wade Foster, CEO de Zapier.

Zapier est à l’origine d’un récent sondage qui nous apprend que 95% des salariés du secteur tertiaire (États-Unis) souhaitent travailler depuis leur domicile et qu’ils seraient même 74% à se dire prêts à quitter leur emploi pour le faire. Certaines entreprises vont plus loin qu’une journée de télétravail ponctuel, elles ont fait le choix de se passer de bureaux. C’est le cas de Zapier, un service web qui facilite l’automatisation et la connexion entre différentes applications. Avec 300 salariés répartis dans 27 pays, Wade Foster peut se targuer d’un retour d’expérience concret !

Aux débuts de Zapier, à Columbia Missouri, le travail à distance n’était pas un sujet de discussion entre les co-fondateurs mais une simple réalité. Zapier était alors un side-project sur lequel les entrepreneurs travaillaient soirs et week-ends. Un projet qui ne permettait pas de gagner d’argent ou de louer des bureaux. Le nombre d’utilisateurs grossissant, Zapier est devenu un projet à plein temps et les cofondateurs ont intégré un accélérateur en Californie. L’un d’entre a finalement fait le choix de rentrer dans le Missouri. L’équipe, qui n’a jamais envisagé d’avoir ne serait-ce qu’un bureau, a alors fait ses premiers pas dans la collaboration à distance avec, rapidement, l’arrivée d’un premier salarié à Chicago et d’un deuxième dans le Missouri. L’objectif ? Embaucher les meilleurs salariés, peu importe où ils se trouvent.

Recruter des profils vraiment adaptés au remote work

Pour que le télétravail fonctionne, c’est toute une culture d’entreprise qu’il faut nourrir. Celle de Zapier est basée sur une appétence commune pour l’action et la transparence. L’action d’abord, avec une posture de curiosité et un état d’esprit get the work done partagés par les salariés qui sont recrutés et qui contribuent à l’efficacité des équipes et l’avancée du projet global. La transparence aussi, parce que le partage d’informations permet de prendre les meilleures décisions même à travers plusieurs fuseaux horaires. Quand un membre d’une équipe n’est pas disponible parce qu’il est 2h du matin chez lui, ses collaborateurs ont accès au bilan de sa journée de travail précédente.

Outil utilisé : ASYNC, un flux continu qui rend compte du travail de chacun. Si vous voulez l’utiliser, votre seul possibilité est de postuler chez Zapier, ASYNC ayant été développé en interne pour les besoins spécifiques des équipes qui l’utilisent en complément de Slack et y partagent plutôt des infos destinées à rester visibles. Regardez du côté de Confluence, Coda ou même Google Drive pour quelque chose de similaire dans les objectifs.

Grandir des retours de ses collaborateurs

Tous les retours sont importants pour développer un projet, ceux des clients, ceux des partenaires, mais peut-être encore plus ceux des collaborateurs. D’autant plus si vos équipes sont composées de personnes de langues et de cultures différentes. « Quand la majorité des salariés n’ont pas l’anglais pour langue maternelle, les possibilités de mal se comprendre sont permanentes« . Sous le moto “empathy no ego”, Wade Foster recommande d’adopter une posture de compréhension mutuelle plutôt que de vouloir camper sur ses positions. Le fondateur de Zapier note aussi que cette diversité dans les équipes est une richesse qui permet de mieux comprendre des utilisateurs aux besoins variés.

Outil utilisé par Zapier : Small improvments, pour le feedback des collaborateurs et l’évaluation de la performance des équipes.

Le process de recrutement chez Zappier

Wade Foster a insisté sur ce point : pour recruter les profils les plus talentueux, mieux vaut ne pas se fixer de frontières. Et consacrer du temps à la rédaction des offres d’emploi : plutôt que dupliquer une énième annonce, prenez le temps de réfléchir en quoi votre entreprise et les postes que vous proposez sortent du lot.

La suite du process est assez classique, avec différentes phases destinées à juger aussi bien les hard skills que les soft skills d’un candidat, le tout sans rencontre autre que des échanges vidéo. L’onboarding se fait ensuite par sessions un lundi sur deux, avec a minima deux candidats en même temps.

Outil utilisé par Zapier : Zoom, pour les visioconférences, mais aussi Skype ou Hangouts.

Des réunions nécessairement efficaces

Le secret des réunions Zapier ? Anticipation et priorisation. Les équipes de Zapier utilisent Slack pour partager un ordre du jour de la réunion à venir, à compléter par ses participants. Un système de couleurs permet d’attribuer un degré de priorité dans le traitement des différents points (vert, on est ok, orange, il reste des choses à voir/régler, rouge, tout un programme). L’objectif est d’échanger pour prendre rapidement des décisions concrètes.

Après les réunions, on se projette immédiatement aux étapes suivantes et les participants font un retour sur l’efficacité et l’intérêt de la réunion (vert, c’était super, orange, mouais peut mieux faire mais ça va, rouge, j’ai perdu mon temps).

Outil utilisé par Zapier : Slack pour le partage de documents et le feedback

Voilà un premier aperçu du télétravail selon Zapier ! Un état d’esprit, des outils, 3 couleurs et une attention extrême portée au recrutement… la recette est simple 🙂